專家|超詳細!選擇婚宴會館要注意的六件事

2017/02/23
專家|超詳細!選擇婚宴會館要注意的六件事
「場勘!場勘!場勘!」不管是婚宴會館、傳統餐廳、流水席、自宅,舉辦婚禮前一定要看過場地!

►►本文轉載自【珍婚啟事】

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「場勘!場勘!場勘!」不管是婚宴會館、傳統餐廳、流水席、自宅,舉辦婚禮前一定要看過場地!

第一次看場地,通常是新人與雙方父母,看的重點多為「外觀」與「菜色」,但是婚禮場地的「設備、動線」其實才是決定婚禮品質的關鍵因素。

希望新人們在看過今天的文章之後,第一次跟雙方爸媽去看場地時,能夠依循著文章內所提到的十件事,逐項檢視,再決定場地。

下定場地後的第二次偕同婚顧場勘時,就算場地有缺陷,婚顧也僅能針對場地問題安排較適當的流程,而不能改變場地。所以決定場地的第一次場勘,才是關鍵!






一、交通 / 廳房位置 /停車問題

第一件要注意的事情:婚宴會館的交通是否方便?

如果所選擇的婚宴會館地點方便,當然算是場地的優點。

記得跟婚宴會館要「地圖」,附在喜帖內,也可以在喜帖內文中附註交通方式 (例如搭乘捷運至幾號出口、搭乘高鐵後轉計程車所需時間……等等)。

如果選擇的婚宴會館是連鎖飯店,同個縣市內可能不只一間,除了必要的地址之外,也請附註上 ( XX 店 )。

喜宴前也可以利用臉書 / LINE / Email 提醒賓客不要走錯家。

如果婚宴會館所在位置,交通不方便,一樣要跟婚宴會館索取「地圖」放置在喜帖中。

請與爸媽討論是否要請遊覽車接駁。

若有遊覽車,務必確認抵達時間與送客接賓客離席的時間。

若無遊覽車,也可以在喜帖中註明交通方式:婚宴地點較為偏遠,建議自行開車或於 XX 車站下車後搭乘計程車前往。


場勘時也能知道「廳房位置」、方向與樓層。

通常一間婚宴會館都不只一個廳房,所以需要跟窗口確認「是否有指引牌?指引牌會架在哪裡?」。

若廳房位置較深,也請新人特別交代招待們加強待位,也可以請1~2位招待到婚宴會館大廳,協助指引賓客。

停車問題要注意的有:「停車場在哪裡?」、「是否需要收費?或者是喜宴的客人可以至櫃台消磁?」、「停車場可以容納的車數有多少?」

若停車場少,停車場遠,容納車數少…等等,喜宴前可以提醒有開車的賓客「提早抵達」會較好找車位。



二、廳房格局 / 廳房進場動線 / 進場走道寬度 / 舞台大小

解決交通問題之後,看廳房除了漂亮與氣派之外,更重要的是廳房格局。

格局方正,舞台主桌都在正中間的廳房當然在視覺上是最好的,如果格局不方正,例如桌數較多,所以要再打開隔壁廳房的隔板,會讓舞台與主桌偏一邊。

偏一邊的問題,好不好看是其次,會不會讓賓客有死角才是首要考量的要點!
場勘時,可以實際坐下來看看視線是否會遮蔽。

除了格局方正與否外,廳房內有無梁柱,會擋到哪些區域賓客的視線,這些都是需要紀錄的。

廳房進場動線常見的有直走進場,I 字型。

第二就是 L 型進場,進場之後需要轉彎後直走抵達主桌。

除了這兩種進場動線的廳房,可能會讓「進場時間拖延很久」、「進場動線太複雜讓新娘穿著白紗難以行走」、「許多賓客會看不到新人進場」。

進場的走道寬度,是寬敞還是擁擠。寬敞當然沒問題,婚攝也好拍。

太過擁擠的動線,就不適合在走道進行活動與遊戲,例如伴郎伴娘進場後「不建議站在左右兩側等待新人通過」,建議儐相們進場後直接入席就坐。

舞台大小會影響到上台進行活動的人數,再豪華的五星級宴會廳也可能是拼接式的活動式舞台。

場勘時,發現舞台過小可以詢問宴會廳窗口是否能夠增大。如果不行,再跟婚顧討論上台的人數和活動進行方式。






三、保證桌數 / 最多容納桌數 / 每桌座位數 / 兒童座椅數量

保證桌數的概念就像低消,使用該廳房最少要保證有幾桌,若當天賓客來的太少,則不能減少桌數,付的金額仍然必須達到保證桌數。

至於沒人吃的飯菜,每間宴會廳的做法不同,有的可以寄桌 ( 下次再來吃 ) ,有的不能寄桌只能打包外帶。

最多容納桌數是「廳房最多能夠打幾桌」,有時,喜宴估計桌數預估與最後要來的賓客數量差很多,知道最多容納桌數後,就會知道什麼時候該婉拒更多的客人了。

例如宴會廳可以容納60桌,目前統計會來的賓客有40桌。

喜宴前一周發現爸爸媽媽又邀請了好多長輩,總共桌數達到50桌,都還在最多容納桌數的範圍內,不用擔心「爆桌」。

若事前預估的桌數跟「最多容納桌數」很接近,代表很容易「爆桌」,此時就要先跟宴會廳窗口商量好,萬一人數過多,這些賓客有沒有其他場地可以用餐 ( 小包廂、其他廳房 )。

每桌座位數:常見的每桌座位數可能是10位~12位,主桌則是12位~14位,視宴會廳的桌子尺寸而定。

若有上述提到「爆桌」的問題,也可以從「增加每桌座位數」進行調整。

兒童座椅數量:以一般的賓客組成而言,兒童座椅數量是足夠的,若預先知道可能會有非常多小朋友來到會場,可以先跟宴會廳窗口詢問 / 保留兒童座椅數量。

喜宴前2周確認桌數交桌圖給宴會廳窗口時,也可以將需要兒童座椅的桌次記錄下來,這樣帶小小孩的賓客入座時,就會直接看到兒童座椅,而不用再請服務生去拿囉!



四、音響 / 投影 / 燈光設備 / 喜宴現場服務人員

場勘時,需要知道音響設備/音控台在哪裡,如果要外接筆電,會接在哪裡。

許多宴會廳的音控台在樓層的夾層中,就必須確保音控跟喜宴現場的婚企 / 服務人員能夠及時用 Walkie Talkie 溝通。

音響設備目測僅能看個大概,建議還是要實測。請特別注意「隔音問題」,許多宴會廳都有隔音不佳的問題。

隔音差,喜宴進行時,就會與隔壁廳房互相干擾。

例如正在溫馨的交手儀式時,卻傳來隔壁廳房超 High 的音樂,這種隔音問題就算主持人圓場也圓不掉…,一定要事先詢問宴會廳的窗口「隔音效果好不好」,「會不會跟隔壁廳房互相干擾」。

隔音差但各方面考量還是決定選擇該宴會廳時,事先通知婚顧 / 主持人 / 樂團。當天與隔壁廳房錯開進場時間,彼此溝通音樂音量。

這是下下策,如果可以,還是盡量選擇隔音良好的宴會廳!

投影設備有幾組,投影機的流明度多少 ,螢幕有幾個,位置再哪裡,是否有特殊要求的輸出比例。

都是在場勘時可以詢問的。

影片做好之後也可以帶到婚宴會館測試,看看畫質、顏色有沒有問題。

燈光設備:喜宴開始前的迎賓時間,會是什麼燈光? 進場時,有沒有 Spotlight ?建議燈光單純明亮最好,迎賓時紫色、綠色的光可以關掉。

進場時白色明亮的 Spotlight 跟著新人最合適,婚攝在拍攝時也比較方便。

喜宴現場服務人員:這一點是最容易被新人忽略的,記得在看場地時要詢問宴會館「喜宴現場有提供哪些服務人員呢?」。

例如:一位婚企、一位小管家、一位主桌小姐、一位音控兼燈控。或者:僅有一位主桌小姐,和一位服務生會「幫忙」播放音樂。

場控小管家有多重要?非常推薦大家閱讀:小管家─你不能忽略的綠葉角色!

許多的宴會館沒有專業的音控,僅是一般的服務生,按下播放鍵就會離開位置去協助出菜了。 

如果場勘時就知道,請務必讓您的婚顧/主持人自備音控。Jennifer 因為以前在婚宴會館工作時,遇過各種素質不同的音控,深深知道不專業的音控或是喜宴現場找不到音控 (因為跑去出菜或是宴會館節省成本,一個音控控制多廳房) 是多麼可怕的事情!

五、新娘休息室

場勘的時候別忘記看「新娘休息室」,「新娘休息室離宴會廳多遠?」,「新娘休息室有沒有獨立洗手間?」,「光線明亮/ 大的化妝鏡 / 插座位置」。

如果插座不足、光線昏暗記得事先通知新娘造型師,有些造型師會自備燈與延長線。

若新娘休息室離宴會廳太遠,會延長換裝時間,流程活動則不能安排太多,不習慣穿高跟鞋的新娘也可以自備平底鞋,讓「遙遠的換裝路程」更好走。




六、專案內容 / 試菜

專案內容就是俗稱的「包套內容」,宴會館會根據餐價與桌數提供不同的專案,包含的內容可能也有所差異。

除了第四點提到的「喜宴現場服務人員:主桌小姐 / 音控人員 / 場控小管家」之外,有沒有包含主持人? 

若有包含主持人,是否跟接洽的婚顧為同一人? 討論流程的時間?部分專案可能會贈送「燈光秀、上菜秀、香檳塔、結婚蛋糕……等等」,新人可以討論要不要採用這些額外的贈送服務。

試菜:試菜的價格和是否有折扣,每一間宴會館不同。

除了價錢之外,通常會有食材季節性的限制,例如一年前下定婚宴會館,但可能要到喜宴前2個月前,同季節,再試菜比較剛好,所選用的食材內容才會跟喜宴當天相同。

若在宴會館許可範圍內試菜,也請宴會館窗口打一份最終確認的菜單給您們作為憑據,真的不放心也可以試菜時,每道菜都拍照記錄。





保障自己權益的同時不忘尊重對方

雖然這篇文章是站在新人角度,提醒新人在看場地與跟宴會廳窗口接洽時要注意的事項,但是也想透過文章呼籲大家「保障自己權益的同時,不忘尊重對方」。

爭取額外贈送服務、場地提早或延遲的費用、試菜換菜、價格優惠時,應尊重宴會廳窗口的權限範圍,在權限範圍內的,我相信對方也會優惠給您們,但是不要用硬凹、施壓的方式去溝通。

真的需要加價的服務,使用者付費,也是很合理的!彼此尊重,充分溝通,白紙黑字註記清楚合約內容範圍,婚禮籌備會更愉快!

延伸閱讀:婚禮流程》三個婚禮流程安排容易忽略的重點!

Photographer //  Doris Liao

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